Zaman Yönetimi – Dr. Hakan Tetik

Zaman Kavramı

Zaman, bizim icadımız ve aslında geçmiş, gelecek veya şu an elbette yok aslında…Ancak ortak bir sosyal alanda yaşamak için saat dilimlerimiz var ve herkes bunlara göre hareket ediyoruz. Bir şeyleri organize etmek için zaman, hayatımızın mutlaka bir parçası olarak kalacak. Peki biz kısıtlı olan en önemli kaynağımızı nasıl daha verimli kullanabiliriz? Bir günde 24, bir haftada 168 saat var ve aslında ne çok zaman var değil mi? – ama fark edelim ne kadar bonkörce harcıyoruz ☹

Aslında az zamanda daha çok şey yapmaya çalıştıkça; yaşamı yönetmek, kariyer yapmak, hedef belirlemek ve özellikle son dönemde iyice artan “Home ofis” gibi kavramlar hayatımıza giriyor ve zamana olan bakış açımız değişiyor. Her geçen gün zamanı yönetmenin önemi artıyor. 

“Vakit nakittir; zaman parayla eşitmiş gibi görünse de değildir. İnsanlık olarak tek ortak kısıt zamandır! Kişiye göre, yere ve duruma göre değişebilir ancak zaman biriktirilemez ama tasarruf edilebilir!”  – Dr.Hakan TETİK

Peki ortalama ve çalışan bir insan bu 24 saati nasıl geçiriyor? 

  • Uyumak 8 saat
  • Makyaj, traş, temizlik, vb. işler 1 saat
  • Kahvaltı, öğle yemeği, akşam yemeği, ufak atıştırmalıklar 3 saat
  • Büyükşehirlerde ulaşım 2 saat
  • İşte geçen zaman 8-10 saat

Rutin dışında oluşan ekstra işler de sürpriz oluyor tabi ve bir zaman sonra kendimizden vermeye başlıyoruz. Sabah 1 saat erken kalkmaya, gece 1 saat geç yatmaya, ufak atıştırmalıklarla yemekten vakit kazanmaya ve zevklerimizden vazgeçiyoruz. Bunlar başta iyi olsa da yaşam kalitemiz düşüyor☹ 

Zamanı etkin kullanmak

Zamanı etkin kullanmak için yazmak çok önemli, araştırmalara göre bu çok motive edici. Aslında uzun vadede gitmek istediğimiz yere gitmek için orta vadede yapılacaklar var ve kısa vadede aksiyonlarımız var. Aylık ve haftalık planlar daha çok kısa vadeye, 3 aydan itibaren yıla kadar olanlar orta vadeye ve 1 yıldan sonraki dönem ise uzun vadeli planlara hizmet ediyor.  

Zamanımızı tüketen en temel tuzaklarımız nelerdir?

Telefon görüşmeleri 

Gün içerisinde işimiz ve özel konularımız için telefon görüşmeleri yapıyoruz. Bu görüşmeleri kaliteli yapmak çok önemli, mümkünse telefon görüşmesini azaltarak akıllı telefonların kabiliyetlerini kullanmak iyi olabilir. Burada değindiğim kısım daha çok birebir ve bir konu için iletişim amaçlı yapılan aksiyonlardır. Yanlış anlaşılmasın 😊

Sosyal mecralarda harcadığımız zamanlara dikkat edelim – ölçelim. Sosyal olmayı tekrar yorumlayalım ve hayatımıza değer katan konularda kullanmaya devam edelim. 

Beklenmeyen ziyaretçiler 

İşte veya evde işlerle meşgulken birisi sohbete gelince geleni kırmamak için çoğu zaman kendi zamanımızdan harcayabiliyoruz. Bu tip durumları yönetmeyi öğrenmemiz ve durumu izah ederek “hayır” demeyi öğrenmemiz gerekiyor.

Toplantılar ve Yazışmalar

Katıldığımız toplantıların çoğu gereksiz ve sıkıcı olabiliyor; genellikle zaman kaybına yol açıyor. Yazışmaların iş hayatında çok önemli bir yeri var; e-postalar, evraklar, sözleşmeler, özlük dosyaları, faturalar vb. Özellikle e-postaların bir disiplin içerisine almak için çok iyi yöntemler var araştırmanızı tavsiye ediyorum.  

İlk 3 maddeye girmeyen diğerleri

Zamanımızı tüketen başka pek çok tuzaklar olabiliyor- sağlık, eğitim, seyahat ve pek çok başlık sayabiliriz ancak ben en temel olanları bilgi amaçlı hatırlatmak istedim.

Zamanı etkin kullanmak için bazı ipuçları:

  • İşleri küçük parçalara bölün.
  • Ertelemeyin hemen yapın.
  • Kendinizi ödüllendirin.
  • En verimli olduğunuz saatleri belirleyin
  • Yapılacak işleri gruplara bölün:

1. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler

2. Acil ama Önemsiz İşler

3. Acil Olmayan ama Önemli İşler

4. Acil ve Önemli İşler

  • 45 dakika çalışın 15 dk. mola verin.
  • Hızlı okumayı öğrenin.
  • Teknolojiden çok iyi faydalanın.
  • Tek bir takvim kullanın.
  • Yarına odaklanın.
  • İyi not alın.
  • Bahane üretmeyin.

Etkin zaman yönetimi için benden tavsiye: Haftanızı planlayın hayatınız değişsin!

Pazar günü akşamı haftaya 30 dk. plan yaparak hazırlanın, kalem ve kağıt ile, bilgisayarda veya telefonda bir uygulama kullanın. Bu hafta “Yapılacaklar listesi” yazmak aslında çok basit sadece bunları gruplandırmak ve doğru yere koyabilmek çok önemli.

Haftalık planlama, takvimdeki işleri önceden düzenlemek, haftaya genel bir bakış sunar ve haftanın süreci üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlar. Haftayı planlarken önemli veya önemsiz her şey takvimde yapılacaklar listesi olarak ele alınmalıdır. Haftalık planlama, hedeflerinizi merdiven gibi düzenler ve her seferinde adım adım görevler yapar ve bu da sonunda daha büyük bir hedefe götürür. Özetle, haftalık planlama hayatınızı düzenler. Bunu kim istemez, değil mi? Bu yüzden haftalık planlama önemlidir. 

Haftanızı Planlamak Neden Önemli?

Haftalık planlama neler olup bittiğini bilmenizi sağlar. Cuma günü annemizin doğum günü mü? Hafta içi iş çıkışı bir hediye için alışveriş merkezine gitmeyi takvime ekleyip gidebiliriz veya zaman olamayacağını anlarsak belki de online olarak önceden sipariş vermeyi unutmamış oluruz. Haftaya bakmak bize “Kuş Bakışı” sağlar ve belirli günlerde neler gerekip gerekmediğini bileceksiniz. Ani planlara, özellikle de takviminde daha az öneme sahip olanlara hayır demeyi öğreniriz. Haftalık planlama, öncelikleri bilmek ve bunlara bağlı kalmak gibi hayatınızın belirli yönlerini anlamanıza çok yardımcı olur ve hayır demek bunun büyük bir parçası olacaktır.

Rollerinizi, hayatta başarmak istediklerinizi gözden geçirmiş olun (Yaşam alanı çemberi çalışması buna çok yardımcı olabilir). Yani haftanızı planlarken sizin için hayatta nelerin önemli olduğunu mutlaka önceden belirlemiş olun ve zamanınızı etkin hale getirirken bunu hep aklınızın bir köşesinde tutun. Her şey yolunda giderse ve bu kültüre alışırsanız haftalık planlama aynı zamanda iş ve sosyal hayatta dengeyi korumanıza yardımcı olur. Hayat sadece işten ibaret değildir her şeyin değeri vardır ve zaman ayrılması gerekir. 

Ä°lgili resim

Haftalık planlama sizi daha üretken hale getirir. Üretken olmak, her zaman çalıştığınız anlamına gelmez. Bu, doğru şeyleri yaptığınız anlamına gelir. 

Haftalık planlama, her şeyin acil ve önemli göründüğü kritik bir nokta olan kriz yaşamanızı engeller.

Haftalık planlama yaparken tüm saatlerinizi dikkate alın yani kalkış anından itibaren uyku haline geçene kadar olan tüm zamanı planlamak üzere hazırlık yapın. Bu hazırlıkları yaparken gerçekçi zaman dilimleri koymaya özen gösterin; mesela her gün 07.30 kalkmış olurum ve 23.30’a kadar uyanık olurum; hafta sonları dahil bir takvim kullanmanızı tavsiye ederim.

Peki Hafta Nasıl Planlanır?

Haftalık zaman planınızı önünüze alın veya bilgisayarda açın ve öncelikle 168 Saati tek bir A4 kağıtta veya ekranda görün 😊

Yapılacaklar listesini bir ajanda da kayıtlı ise onu kullanın veya hızlıca bir liste hazırlayın. Bir önceki hafta yaptıklarınızı ve yapamadıklarınızı fark edin; bu haftaya gelen işleri listeye ekleyin bence önemli olmayan işleri yeni haftaya aktarmayın. Oluşan bu listeyi daha önce anlattığım gibi dört alana veya bu başlıklara bölün. Artık elinizde bir öncelikler listesi olduğunu fark edin. 

Saatleri belli yeri değişmez olan veya değişmesini istemediklerinizi ya da o haftanın en önemli işlerini takvimde yerlerine koyun ve mutlaka bu işleri mesela kırımızı renk ile işaretleyin sebebini daha sonra anlayacaksınız. 

Bu grupta neler yer alabilir; mesela Pazartesi 09.00-11.00 şirket toplantısı (şirkette veya uzaktan), Çarşamba 13.30-15.00 satış toplantısı, çarşamba akşamı mutlaka anneme ziyarete giderim 20.00-22.30, Salı ve Perşembe çocuklarımla 18.00-19.30 oyun saati gibi. Öğle yemeklerine özellikle zaman ayırın ve blok halinde takvime yerleştirin. Her akşam mutlaka 20.30-21.30 yemek yeriz ailece evde veya dışarıda bunu da yerleştirin. Spor için birileri ile buluştuğunuz fiks günler varsa bunları da takvime koyun mesela her salı akşamı Basketbol maçımız var gibi olanları da buraya yerleştirin. Bu size tuhaf gelebilir ama 3 hafta bu disiplini sağladıktan sonra hayatınız değişecek 😊 

Şimdi saatleri size bağlı olan ama esnek olan yani önemli ama acil olmayan işleri takvimde işaretleyin ve bunları yerleştirirken iki iş arasında her zaman en az 15 dk. zaman aralığı verin. Bunları yerleştirirken önceki veya sonraki toplantı ile mantıklı bir şekilde ilişkilendirin. Mesela Avrupa yakasında bir toplantıdan sonra sadece bir iş için Avrupa yakasına geçmeyin. Bir arkadaşınız ile önemli bir yemek yiyecekseniz mümkünse aynı yerde veya bölgede yerler tercih edin ve yine farklı bir renk kullanın mesela mavi renk olarak işaretleyebilirsiniz. 

Sıra geldi önemli olmayan acil işlere bunları boş kalan yerlere mantıklı şekilde bir yerlere yerleştirin, bence bu noktada kendinize zaman ayırmak istediğiniz yerleri de yine bu kez belki turuncu renk ile takvimde yerleştirin. Bu grupta hangi işler olabilir diye çok gruplama kafası ile değil daha çok işi bitirme kafası ile bir yerlere koyun. Mesela bankaya veya notere gitmek, belli 2 gün sabah erken saatlerde Tibet hareketlerini yapmak, belli bir günün akşamı yürüyüş yapmak benim takvimde yerleştirdiğim işler oluyor.

Farkında mısınız hala beyaz olarak kalan bir sürü zaman aralıklarınız var; işte buralara gönlünüzde yatan şeyleri yerleştirmeye başlayın ve burada çok iyi hissedeceksiniz emin olun çünkü onca işi yerleştirdikten sonra hala zamanınız olduğunu fark edeceksiniz. 

Şimdi haftayı planladık ve hafta başladı ne yapmamız lazım?

Hafta içerisinde bazı işler aksadığında hangi işi nereye kaydırabileceğinizi anlatan bir planınız var. Mesela önemli bir toplantının yeri değişti ve sizin kontrolünüz dışında o saatler yarın boş kalacak – hamleniz çok basit sonraki günlerden yerini kaydırabileceğiniz işlere bakın ve işleri hafta içerisinde kaydırın. İşte “Kuş Bakışı” haftaya baktığınızda günler ölmez mutlaka haftanın işlerini kaydırarak günü verimsiz olmaktan kurtarma şansınız olur – deneyin diyorum 😊

Sevgiler,